Takecarebnb

Bedrijf: Takecarebnb

Een spoedimplementatie met een matchingsalgoritme in Zoho CRM. Vraag en aanbod optimaal samenbrengen in een gebruiksvriendelijke en schaalbare oplossing. Een interessante casus buiten de gebaande paden.

StandaardMaatwerk

Matchingsoplossing voor Takecarebnb

Takecarebnb matcht vluchtelingen en gastgezinnen. Een heel actueel thema, zeker nu met de situatie in Oekraïne. Oekraïense vluchtelingen worden gekoppeld aan aangemelde gastgezinnen. Door deze nieuwe situatie was er een enorme toename in aanmeldingen (30.000 stuks in 1 maand!) en zodoende ook extreem snel behoefte om te kunnen schalen met slimme IT-oplossingen.

Vraagstuk: matching van vraag en aanbod

Het algemene vraagstuk bestond uit het samenbrengen van vraag en aanbod in een best passende match. In dit geval, een match tussen een vluchteling en een gastgezin. Er bestond een basis Excel document met een soort algoritme die al een gedeeltelijk matchingresultaten faciliteerde. Echter, met een hele groep mensen tegelijk in een Excel gaan werken, waarbij continu van alles wijzigt, dat is niet te doen. Bovendien wilde Takecarebnb meer variabelen meenemen zoals geo-locatie en een afstandsberekening. Kon Tactick daarin meedenken en liefst ook nog op hele korte termijn? Het antwoord was natuurlijk ‘JA’!

Oplossing

In Zoho CRM hebben we een datastructuur neergezet die paste bij het vraagstuk. Tevens hebben we een visuele pop-up (een widget) gebouwd waarin de matchresultaten zichtbaar worden, en waarbij je kan doorklikken en selecteren. Achter deze widget hebben we het matching-algoritme geprogrammeerd. Daarbij is o.a. goed nagedacht over de limitaties van de API, de aantallen, optimalisatie en snelheid, etc. Voor Takecarebnb betekende dit in één druk op de knop een matching-resultaat. Van Excel oplossing naar een schaalbare business enterprise oplossing. Er worden zo’n 100 matches per week gemaakt en dit aantal groeit nog steeds.

Zoho matching

Tactick werkt secuur, is proactief en denkt mee met de (toekomstige) uitdagingen van de business.

Meer Zoho apps in gebruik

Naast Zoho CRM en het proces van matching hebben we ook andere apps van Zoho geïmplementeerd bij Takecarebnb. Zo gebruiken ze Zoho Forms, maar ook Zoho Desk. Ook bij deze apps liep men tegen specifieke uitdagingen aan, bijvoorbeeld: Kun je informatie uit een custom module van het CRM, snel en gemakkelijk tonen in Zoho Desk?

We zullen nog een widget laten zien, dit keer binnen Zoho Desk.  Een interessante mogelijkheid die veel Zoho klanten niet kennen. Het is een widget binnen Zoho Desk (customer support tool) waarin custom informatie uit Zoho CRM wordt getoond (custom modules + bijbehorende notities en mails).

Zoho Desk Widget

 

Wat zegt de klant?

“In de afgelopen 5 maanden heeft Takecare 30.000 potentiële gastgezinnen telefonisch te woord gestaan en gescreend. We hebben 644 matches gemaakt en 1400 Oekraïense vluchtelingen zijn ondergebracht bij gastgezinnen. Inmiddels plaatsen we elke week meer dan 100 vluchtelingen bij gastgezinnen. Om het in perspectief te plaatsen: in heel 2021 hebben we 165 vluchtelingen geplaatst.

Deze enorme opschaling was nooit mogelijk geweest zonder de inzet van onze Zoho partner Tactick. Met hun expertise op het gebied van automatiseringen, matching algoritmes en het bredere scala aan Zoho applicaties hebben we onze Zoho infrastructuur rap kunnen ontwikkelen en deze aantallen mogelijk gemaakt. Tactick werkt secuur, is proactief en denkt mee met de (toekomstige) uitdagingen van de business. Wanneer het nodig is werkt men tot 2 uur ’s nachts door om een migratie project af te ronden. Als Zoho partner krijgt Tactick dan ook onze hoogst mogelijke aanbeveling.”

Mart Kok, Lead IT en BI, Takecarebnb

Software

De software en features die gebruikt worden

In Zoho CRM zit de grote bak met data. De matchtingtool bestaat uit widget (visuele, gebruiksvriendelijke layout) en script (algoritme). Andere apps worden ook gebruikt: Zoho Desk, Zoho Campaigns, Zoho Forms.

Andere cases

E-WISE

E-WISE, Software / SAAS

Als je het hebt over een top CRM implementatie, waarbij de grenzen van Zoho worden opgezocht, lees dan deze casus! Een end-to-end implementatie in Zoho CRM, inclusief operationele en financiële processen.

UnameIT

UnameIT, SAAS

Een SAAS bedrijf (IT/software bedrijf) met een typisch vraagstuk: een implementatie van een CRM-systeem en een ticketing tool. Tevens is er een Exact Online koppeling die met verschillende administraties gekoppeld is. De klantdoelgroep is Automotive, waar je te maken hebt met verschillende lagen en smaken (dealers, holdings, locaties, etc.).

Uniek Speelprojecten

Unieke Speelprojecten, Recreatie

Een bedrijf dat gespecialiseerd is in speeltoestellen voor scholen, kinderdagverblijven en recreatie met een typisch vraagstuk: een implementatie van een CRM-systeem dat het proces begeleid van aanvraag tot facturatie. Met als extra uitdaging de automatisering van het versturen van de geavanceerde offertes.