Matchingsoplossing voor Takecarebnb
Takecarebnb matcht vluchtelingen en gastgezinnen. Een heel actueel thema, zeker nu met de situatie in Oekraïne. Oekraïense vluchtelingen worden gekoppeld aan aangemelde gastgezinnen. Door deze nieuwe situatie was er een enorme toename in aanmeldingen (30.000 stuks in 1 maand!) en zodoende ook extreem snel behoefte om te kunnen schalen met slimme IT-oplossingen.
Vraagstuk: matching van vraag en aanbod
Het algemene vraagstuk bestond uit het samenbrengen van vraag en aanbod in een best passende match. In dit geval, een match tussen een vluchteling en een gastgezin. Er bestond een basis Excel document met een soort algoritme die al een gedeeltelijk matchingresultaten faciliteerde. Echter, met een hele groep mensen tegelijk in een Excel gaan werken, waarbij continu van alles wijzigt, dat is niet te doen. Bovendien wilde Takecarebnb meer variabelen meenemen zoals geo-locatie en een afstandsberekening. Kon Tactick daarin meedenken en liefst ook nog op hele korte termijn? Het antwoord was natuurlijk ‘JA’!
Oplossing
In Zoho CRM hebben we een datastructuur neergezet die paste bij het vraagstuk. Tevens hebben we een visuele pop-up (een widget) gebouwd waarin de matchresultaten zichtbaar worden, en waarbij je kan doorklikken en selecteren. Achter deze widget hebben we het matching-algoritme geprogrammeerd. Daarbij is o.a. goed nagedacht over de limitaties van de API, de aantallen, optimalisatie en snelheid, etc. Voor Takecarebnb betekende dit in één druk op de knop een matching-resultaat. Van Excel oplossing naar een schaalbare business enterprise oplossing. Er worden zo’n 100 matches per week gemaakt en dit aantal groeit nog steeds.
Tactick werkt secuur, is proactief en denkt mee met de (toekomstige) uitdagingen van de business.
Meer Zoho apps in gebruik
Naast Zoho CRM en het proces van matching hebben we ook andere apps van Zoho geïmplementeerd bij Takecarebnb. Zo gebruiken ze Zoho Forms, maar ook Zoho Desk. Ook bij deze apps liep men tegen specifieke uitdagingen aan, bijvoorbeeld: Kun je informatie uit een custom module van het CRM, snel en gemakkelijk tonen in Zoho Desk?
We zullen nog een widget laten zien, dit keer binnen Zoho Desk. Een interessante mogelijkheid die veel Zoho klanten niet kennen. Het is een widget binnen Zoho Desk (customer support tool) waarin custom informatie uit Zoho CRM wordt getoond (custom modules + bijbehorende notities en mails).
Wat zegt de klant?
“In de afgelopen 5 maanden heeft Takecare 30.000 potentiële gastgezinnen telefonisch te woord gestaan en gescreend. We hebben 644 matches gemaakt en 1400 Oekraïense vluchtelingen zijn ondergebracht bij gastgezinnen. Inmiddels plaatsen we elke week meer dan 100 vluchtelingen bij gastgezinnen. Om het in perspectief te plaatsen: in heel 2021 hebben we 165 vluchtelingen geplaatst.
Deze enorme opschaling was nooit mogelijk geweest zonder de inzet van onze Zoho partner Tactick. Met hun expertise op het gebied van automatiseringen, matching algoritmes en het bredere scala aan Zoho applicaties hebben we onze Zoho infrastructuur rap kunnen ontwikkelen en deze aantallen mogelijk gemaakt. Tactick werkt secuur, is proactief en denkt mee met de (toekomstige) uitdagingen van de business. Wanneer het nodig is werkt men tot 2 uur ’s nachts door om een migratie project af te ronden. Als Zoho partner krijgt Tactick dan ook onze hoogst mogelijke aanbeveling.”
Mart Kok, Lead IT en BI, Takecarebnb
