Over Tracer Schadeonderzoek- & Adviesbureau B.V.
Al sinds 1990 staat Tracer Schadeonderzoek- & Adviesbureau voor grondig, onafhankelijk onderzoek. Wat begon als een klein recherchebureau, groeide uit tot een vertrouwde partner voor verzekeraars, bedrijven en particulieren voor object recovery.
Object recovery roept vragen op. Is het verhaal compleet? Klopt de claim? Bij Tracer duiken ze in die vragen met feitenkennis, ervaring en een scherp oog voor detail. Geen aannames, geen haastwerk maar wel een helder, onderbouwd antwoord waar klanten op kunnen bouwen.
Casus: van handwerk naar Zoho
De pijnpunten binnen het huidige proces lagen met name in het behouden van overzicht en de handmatige verwerking van informatie. Door het ontbreken van een gecentraliseerd systeem was het moeilijk om inzicht te krijgen in de status van lopende zaken, wat leidde tot dubbel werk en een verhoogde kans op fouten. Medewerkers moesten constant moeite doen om bij te houden welke informatie al was verwerkt en wat nog ontbrak. Daarnaast kostte het veel tijd en energie om gegevens handmatig te kopiëren en te plakken tussen verschillende systemen, documenten of e-mails. Deze repetitieve taken waren niet alleen inefficiënt, maar ook gevoelig voor menselijke fouten, zoals verkeerde gegevens of weglatingen.
Een ander groot knelpunt was het ontbreken van automatisering in de communicatie. E-mails en herinneringen om informatie aan te leveren moesten handmatig worden verstuurd, wat niet alleen tijdrovend was, maar ook het risico met zich meebracht dat belangrijke deadlines of verplichtingen werden vergeten. Zonder geautomatiseerde notificaties was er geen gestructureerde manier om betrokkenen proactief te herinneren aan hun taken, wat resulteerde in vertragingen en onnodige opvolging. Dit gebrek aan stroomlijning zorgde voor frustratie en een lagere productiviteit, omdat medewerkers constant bezig waren met het handmatig bijhouden en opvolgen van processen in plaats van zich te concentreren op hun kernwerk.
Zoho eco-systeem
- Zoho Creator om dossiers aan te maken en de voortgang te monitoren is Zoho Creator ingezet. Vanuit Zoho Creator kan de medewerker nu geautomatiseerde e-mails triggeren die via Zoho Desk of Zoho Sign worden verzonden.
- Zoho Desk om klantcontact overzichtelijk te beheren. Door middel van maatwerk widgets worden tickets gekoppeld aan een dossier in Zoho Creator.
- Zoho Sign om machtigingen en andere documenten te ondertekenen.
- Zoho Workdrive om bewijs en stukken op te slaan. Vanuit tickets in Zoho Desk worden er in Zoho Workdrive ook dossiermappen aangemaakt om de bewijsstukken op te slaan.
Wat zegt de klant?
Eindresultaat
Met de implementatie van Zoho Creator is een gecentraliseerd dossierbeheersysteem gerealiseerd, waarbij medewerkers dossiers eenvoudig kunnen aanmaken, bijwerken en de voortgang in realtime kunnen monitoren. Hierdoor is het overzicht aanzienlijk verbeterd: alle relevante informatie is nu op één plek beschikbaar, en de status van elk dossier is direct inzichtelijk. Bovendien elimineert de integratie met andere Zoho-toepassingen handmatig werk. Zo kunnen medewerkers geautomatiseerde e-mails triggeren vanuit Zoho Creator, die vervolgens via Zoho Desk (voor klantcommunicatie) of Zoho Sign (voor documentondertekening) worden verzonden. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat herinneringen en updates automatisch en tijdig worden verstuurd.
Voor het beheren van klantcontact wordt Zoho Desk ingezet, waar tickets via maatwerk widgets direct gekoppeld worden aan de bijbehorende dossiers in Zoho Creator. Zoho Sign zorgt voor een soepele afhandeling van machtigingen en andere documenten die digitale handtekeningen vereisen. Ten slotte wordt Zoho Workdrive gebruikt om bewijsstukken en relevante documenten op te slaan. Vanuit tickets in Zoho Desk worden automatisch dossiermappen in Zoho Workdrive aangemaakt, waardoor alle documentatie gestructureerd en toegankelijk blijft. Deze geïntegreerde aanpak zorgt voor een naadloze workflow, waarbij informatie niet meer handmatig hoeft te worden gekopieerd en alle processen efficiënter en foutlozer verlopen.
Tijdsduur van het traject
In de samenwerking met Tracer is gekozen voor de “Waterfall” methode. Dit betekent dat de scope in fases is opgedeeld. In totaal waren er 4 fases en heeft het gehele project net geen 4 maanden geduurd.
