Over ITQ
ITQ is een internationaal IT-consultancy bedrijf dat in 2001 opgericht in Nederland. Als onafhankelijk VMware-kennispartner helpt ITQ organisaties met complexe IT-vraagstukken: van hybride cloudoplossingen en digitale werkplekken tot cloud-native technologie en IT-transformatie. Met meer dan 200 specialisten en vestigingen in onder meer Nederland, België, Luxemburg, Frankrijk, Duitsland en de Nordics bedient ITQ klanten in sectoren als zorg, overheid en finance door heel Europa. Die internationale groei zorgt ook organisatorisch voor complexiteit: ITQ werkt met meerdere Business Units die elk hun eigen rol kunnen spelen in verkoop, levering en facturatie van een project.
Casus: van lead naar offerte
ITQ wilde het proces van opportunity tot offerte meer stroomlijnen en eenduidiger maken voor consultants. Daarbij moest direct de juiste splitsing gemaakt kunnen worden tussen Charges, Services en Uren, zodat een offerte niet alleen commercieel, maar ook administratief meteen goed staat.
Het operationele proces
Om dit te realiseren hebben we een custom widget gebouwd in Zoho CRM waarmee consultants vanuit de verkoopkans stap voor stap een offerte opbouwen. Zodra een verkoopkans gewonnen wordt, verdeelt het systeem de geselecteerde items automatisch over de juiste modules en zet het een project met taken klaar in Zoho Projects; inclusief het juiste aantal verkochte uren en de juiste tarieven. Geen dubbel werk, geen handmatig overtypen en kans op fouten.
De uitdaging: Billing Office, Territory en Delivery
Wat de facturatie bij ITQ echt uniek en complex maakt, is de interne organisatiestructuur. ITQ telt 11 verschillende Business Units (dochterondernemingen), en elk project kent daarbinnen drie rollen die kunnen verschillen:
- Delivery: de Business Unit die de goederen of diensten daadwerkelijk levert.
- Territory: de Business Unit die het project heeft verkocht en de omzet/marge verdient.
- Billing Office: de Business Unit die de factuur naar de klant verstuurt.
Wanneer alle drie de rollen bij verschillende Business Units liggen, worden er automatisch drie facturen gegenereerd: twee interne doorbelastingen en één externe factuur voor de klant. Dit alles moet correct verantwoord worden in de juiste Exact Online-administratie. Dit moet schaalbaar blijven, want ITQ breidt nog altijd uit, ook internationaal. De afgelopen jaren kwamen er dan ook nieuwe landen en Business Units bij, met alle gevolgen van dien voor valuta en wisselkoersen.
Facturatie vanuit CRM (de Invoice Engine)
Zodra diensten of goederen klaar zijn voor facturatie, komen ze samen in wat we de Invoice Engine zijn gaan noemen: een webtab in Zoho CRM die alle facturatielogica afhandelt voor de gebruiker. Denk aan het automatisch bepalen van:
- De juiste grootboekrekeningen, op basis van de Business Unit-administratie;
- BTW-codes;
- Valuta en actuele wisselkoersen;
- (Interne) tarieven.
Daarnaast houdt de Invoice Engine rekening met de afgesproken invoicing agreements. Bijvoorbeeld of een abonnement maandelijks, jaarlijks of op een andere termijn gefactureerd moet worden. Besluit de gebruiker om te factureren, dan maakt de Invoice Engine de facturen of boekingen aan in Zoho CRM. Hierna worden deze via SyncCentral (middleware) gesynchroniseerd naar de juiste Exact Online-administratie. Ook kan de gebruiker op basis van een gekozen datum eenvoudig een Excel-export maken van alles wat nog gefactureerd moet worden.
Hoe alles samenkomt: Zoho Catalyst
Om dit alles te laten werken, hebben we Zoho Catalyst ingezet als motor achter de Invoice Engine. Hierin komt data samen uit Zoho CRM (klanten, verkoopkansen, offertes, charges, services en mutaties) en Zoho Projects (tijdregistraties van medewerkers). De Invoice Engine leest deze data uit, zodat gebruikers met een paar klikken facturen kunnen genereren. Catalyst zorgt bovendien voor het genereren van de factuur-PDF’s, automatisch in de juiste huisstijl en taal. Hierbij is ook een integratie opgezet met Pepol en het omgaan met facturen in XML-formaten.
Zoho eco-systeem
Voor dit project hebben we met name gebouwd in:
- Zoho CRM: sales-flow, offertes en de Invoice Engine
- Zoho Projects: projectinrichting, taken en urenregistratie
- Zoho Analytics: rapportage en inzicht
- Zoho Desk: ondersteuning van interne/externe service
- Zoho Catalyst: de technische motor achter de Invoice Engine
- Zoho Invoice: aanvullend aan de Invoice Engine
- SyncCentral: de koppeling met meerdere Exact Online-administraties
Wat de ITQ Sales Officer zegt
Onze organisatie is de afgelopen jaren sterk gegroeid en geïnternationaliseerd. We hebben processen en systemen nodig die niet alleen vandaag werken, maar ook kunnen meegroeien met onze organisatie.
Samen met Tactick hebben we veel van onze commerciële en operationele processen binnen Zoho verder gestructureerd en geautomatiseerd. Wat we daarbij waarderen, is dat Tactick onze complexe omgeving goed kent en in staat is om onze businessvraag te vertalen naar praktische oplossingen.
Voor ons is Zoho dan ook geen statisch systeem, maar een platform dat continu in ontwikkeling is. De samenwerking met Tactick helpt ons om die omgeving steeds verder te professionaliseren, met meer uniformiteit, betere data en meer grip op onze processen.
Eindresultaat
ITQ beschikt nu over een volledig geautomatiseerde flow van lead tot factuur, direct vanuit Zoho CRM. Consultants bouwen offertes op met de juiste splitsing tussen Charges, Services en Uren via een custom widget. Bij een gewonnen deal staat het project meteen met de juiste taken, uren en tarieven klaar en klokken ze de uren in Zoho Projects. Op de achtergrond koppelt Zoho Catalyst alle data uit CRM en Projects samen en drijft het de Invoice Engine aan, die ook de factuur-PDF’s in de juiste huisstijl en taal genereert. Rapportage en inzicht in het geheel lopen via Zoho Analytics, terwijl Zoho Desk de interne en externe service ondersteunt.
De Invoice Engine neemt al het rekenwerk uit handen: de juiste grootboekrekening, BTW-code, valuta, wisselkoers en interne tarieven worden automatisch bepaald, óók wanneer een project over meerdere Business Units, landen en valuta heen loopt. Bij de geleverde diensten worden ook complexe pro-rato berekeningen toegepast. Waar vroeger drie facturen, twee interne doorbelastingen en één klantfactuur, handmatig moesten worden opgesteld en gecontroleerd, gebeurt dat nu geautomatiseerd en foutloos en met een directe synchronisatie naar de juiste Exact Online-administratie via SyncCentral.
Het resultaat is een schaalbaar systeem dat meegroeit met de internationale expansie van ITQ: nieuwe landen, Business Units, valuta en wisselkoersen kunnen worden toegevoegd zonder dat het proces opnieuw hoeft te worden ingericht. Zo heeft ITQ niet alleen tijd en fouten bespaard, maar ook een stevige basis gelegd voor verdere groei waarbij Zoho CRM, Projects, Analytics, Desk en Catalyst, en SyncCentral als schakel naar Exact Online, allemaal naadloos op elkaar aangesloten.
Tijdsduur van het traject
Voor dit traject hebben we gewerkt volgens de watervalmethode: eerst een gedegen analyse en ontwerp van de sales-flow en de Invoice Engine, gevolgd door de bouw, tests en oplevering. Tegelijk hebben we dit niet als een eenmalig, star traject aangepakt. Juist bij een omgeving met de complexiteit van ITQ, 11 Business Units, meerdere landen, valuta en wisselkoersen, bleek een iteratieve manier van werken binnen die waterval onmisbaar: na elke fase is er getoetst, aangescherpt en verder doorontwikkeld op basis van voortschrijdend inzicht.
Sinds de start begin 2023 zijn we dan ook doorlopend bij ITQ betrokken gebleven. Naarmate het bedrijf verder groeide en internationaliseerde, is de Invoice Engine meegegroeid: nieuwe Business Units en landen zijn toegevoegd, en het proces wordt continu verder geoptimaliseerd. Zo blijft de oplossing niet alleen bij oplevering, maar ook jaren later nog aansluiten op de praktijk van ITQ.