Zoho CRM Blauwdruk / Blueprint en updates

22 september 2021 - Blauwdruk, CRM, Zoho

Wat is een blauwdruk en wat kan je er precies mee? In dit artikel kun je er over lezen en ben je tevens op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en updates rondom blauwdrukken. Een essentiële tool binnen een Zoho CRM implementatie! Breng structuur aan binnen je processen.

Introductie blauwdruk

Wat is een blauwdruk en wat is er allemaal mogelijk met een blauwdruk? Nadat je deze blog hebt gelezen, zullen voor jou de meeste vragen beantwoord zijn.

Een blauwdruk helpt jou om een bedrijfsproces op een goed gedefinieerde en systematische manier uit te voeren. Met een blauwdruk kan je:

  • Elke stap in een proces definiëren en de juiste mensen aan elke stap koppelen
  • Jouw teams begeleiden bij de uitvoering van het proces
  • Belangrijke informatie contextueel afdwingen en goedkeuren
  • Routinematige acties automatiseren (veldupdates, mailtjes, etc.)

Een goed beeld vormen? Bekijk https://www.youtube.com/watch?v=eLI74LniCL0 vanaf 3:30!

Blauwdruk updates (september 2021)

We willen wij jou wijzen op een aantal verbeteringen in de blauwdruk. Het zijn kleine verbeteringen, maar ze kunnen veel betekenen voor bepaalde gebruikers in verschillende scenario’s. Schrik niet, het is inhoud bestemd voor mensen die al werken met Blauwdrukken:

  • De tekenlengte van de transitie is verhoogd van 21 naar 50 tekens (De knoppen)
  • De ‘After/Na Transition’ instellingen ondersteunen nu Convert Record actie samen met andere routine acties. Dit is standaard van toepassing op de leads en offerte modules. Zo kan je bijv. een lead omzetten naar een opportunity.
  • Je kan nu zowel singel als multi-user loop-up velden laten updaten via de Field Update actie (bij de After/Na Transition).
  • Heb je een professional abonnement? Dan kan je nu ook gebruik maken van de blauwdruk. Voorheen was dit alleen beschikbaar voor Enterprise klanten.

Blauwdruk maken, opslaan als concept en publiceren

Blauwdrukken maken is een essentieel onderdeel in een Zoho implementatie. Steek tijd in het uittekenen van je proces (Bijv. met Lucidchart). Wees ook niet bang voor voortschrijdend inzicht bij het bouwen en het gebruik maken van een blauwdruk. Denken, bouwen, en dan testen, testen, testen is het advies. Zo komt je tot een perfecte blauwdruk.

Een blauwdruk kan je opslaan als concept. Wanneer je dat doet is het niet mogelijk om te gaan testen. Mocht je helemaal tevreden zijn met het ontwerp van de blauwdruk, kan je deze gaan publiceren. Let op, je kan ook veilig experimenteren en bouwen in de Sandbox. 

Het kan gebeuren dat je uiteindelijk één gepubliceerde- en één concept versie van de blauwdruk hebt. Wanneer je een blauwdruk weer bewerkt kan je de wijzigingen direct publiceren, of de laatste versie opslaan als concept. In de blauwdruk editor kan je ook schakelen tussen de concept- en de gepubliceerde versie.

Voorwaarden inbouwen het proces

Met de optie ‘Voor / Before’ kan je criteria instellen voor wanneer je uberhaubt een vervolgstap (transitieknop) te zien krijgt. Bijv: Alleen de record eigenaar mag de stap nemen (de rest ziet de knop dus niet, en kan de stap niet nemen). Of als veldje X is ingevuld, alleen dan kan je een stap vooruit.

Gegevens afdwingen tijdens het proces

Met de opties onder ‘Tijdens / During’ kan je in de blauwdruk zaken afdwingen.  

De velden van de primaire blauwdruk module kan je verplichten tijdens overgang (transitie). 

  • Velden uit de modules ophalen en afdwingen
  • Gerelateerde items afdwingen om aan te maken 
      • Taken
      • Gebeurtenissen
      • Oproepen
      • Offertes
      • Verkooporders
      • Overige gerelateerde modules

Het kan zijn dat bij verschillende fasen van een proces meerdere documenten horen zoals verkoopcontracten, juridische documenten, enz. Deze documenten kan je in de vereiste fase in een blauwdruk ook laten afdwingen. 

Automatiseren na een proces stap

Met de opties onder ‘Na / After’ kan je in de blauwdruk zaken automatiseren. Bijv. een veldupdate doen, een mailtje versturen, of een bepaald script laten runnen. Kortom, efficientie behalen door dat het systeem zaken voor je doet. 

Invoeren van SLA’s voor een status

Wanneer je een proces in je organisatie invoert, moet je er ook voor zorgen dat het op tijd klaar is. SLA’s helpen je dat te doen. Wanneer je een SLA configureert, kijkt CRM naar de records en hoe lang elk record in een bepaalde status blijft. Als een record langer in de status blijft, worden er waarschuwingen gestuurd naar de gebruikers die in de SLA instellingen vermeld staan. Dit helpt om transparant te zijn over de voortgang van een proces in jouw organisatie en om dingen op tijd gedaan te krijgen.

Sla een overgang gedeeltelijk op (Checklist)

Wanneer je veel informatie tijdens een transitie moet invullen, is het niet altijd mogelijk om alles in één keer in te voeren. Je kan dan een gedeelte opslaan en op een later moment de overige taken afronden. Wanneer je een gedeelte opslaat, zal deze op dezelfde fase blijven staan. Wanneer alle vereiste details heb ingevoerd en opgeslagen zal het record worden verplaatst naar de volgende staat in de blauwdruk. Je ziet een groen voortgangsbalkje verschijnen onder de transitieknop.