Wat is een ATS en wat doet Zoho Recruit?
Een Applicant Tracking System is software die het volledige wervingsproces beheert, van de eerste vacature tot de definitieve aanstelling. In plaats van werken met losse e-mails, spreadsheets en gedeelde mappen, heb je alles op één plek: kandidaten, vacatures, sollicitaties, gesprekken, feedback, correspondentie en rapportages.
Zoho Recruit combineert een volwaardig ATS met een recruitment CRM. Waar een ATS zich richt op het stroomlijnen van het wervingsproces zelf, helpt de CRM-laag om relaties op te bouwen met passieve kandidaten. Mensen die nu niet actief zoeken maar in de toekomst interessant kunnen zijn. Die combinatie maakt Zoho Recruit geschikt voor zowel operationele werving als strategische talentontwikkeling.
Voor organisaties die zelf werven
Als je als organisatie zelf je werving in handen hebt, biedt Zoho Recruit een compleet overzicht van alle openstaande vacatures, kandidaten en lopende sollicitatieprocedures in de pipeline. Elke sollicitant doorloopt een zelf in te richten workflow met bijbehorende stappen, met daarbij automatische communicatie en feedbackmomenten voor betrokken collega’s.
Vacatures publiceer je vanuit Zoho Recruit direct naar meerdere jobboards tegelijk, zoals Indeed en Monster, én naar je eigen carrièresite. Deze carrièresite bouw je eenvoudig in de huisstijl van je organisatie, zonder technische kennis. Bezoekers solliciteren direct via de site, waarna de aanvraag automatisch in Zoho Recruit terechtkomt.
Binnengekomen cv’s worden automatisch geparset: Zoho Recruit leest de relevante informatie uit het document en vult het profiel van de kandidaat zonder deze handmatig overtypen. Met AI-gestuurde semantische zoekopdrachten vind je daarna snel de beste match op basis van vaardigheden, ervaring en andere criteria. Aanvullende assessments en videogesprekken zijn direct vanuit het platform te organiseren, zodat je niet schakelt tussen losse tools.
Samenwerking tussen hiring managers en recruiters is ingebakken in het systeem: via @mentions, interne opmerkingen en gedeelde evaluaties neem je gezamenlijk beslissingen zonder dat je daarvoor een apart overleg hoeft in te plannen.
Voor recruitmentbureaus
Recruitmentbureaus hebben andere behoeften dan interne HR-teams. Je werkt voor meerdere klanten tegelijk, beheert grote kandidaten databases. Hierbij heb je te maken met plaatsingen, commissiestructuren en klantrelaties. Zoho Recruit heeft hiervoor een aparte editie die specifiek op bureaus is afgestemd.
In de bureauversie beheer je klanten, kandidaten en vacatures als afzonderlijke entiteiten die aan elkaar gekoppeld worden. Je ziet per klant welke vacatures openstaan, welke kandidaten zijn voorgesteld en wat de status van elke plaatsing is. Via de submissiemodule houd je bij welke kandidaten naar welke klant zijn doorgestuurd, zodat je altijd weet wat er speelt en niets over het hoofd ziet.
De kandidaten database groeit automatisch aan via meerdere kanalen: jobboards, je eigen carrièresite, sociale media en zelfs directe imports vanuit Gmail zonder het systeem te verlaten. Kandidaten die nu niet beschikbaar zijn, bewaar je in de talentpool voor toekomstige vacatures. Met de ingebouwde recruitment CRM onderhoud je actief contact met die passieve kandidaten, zodat je bij een nieuwe vacature niet bij nul begint.
Rapportages geven inzicht in de prestaties van je bureau: time-to-fill, plaatsingsratio’s, bron van kandidaten, en prognoses voor het volgende kwartaal. Zo stuur je op data in plaats van op gevoel.
Carrièresites en jobboard-integraties
Een professionele carrièresite is voor veel organisaties het eerste contactmoment met potentiële kandidaten. Zoho Recruit biedt een ingebouwde carrièresitebouwer waarmee je een eigen pagina opzet in de huisstijl van je organisatie. Vacatures worden automatisch gesynchroniseerd: nieuwe functies verschijnen direct op de site, gesloten vacatures verdwijnen automatisch.
Vanuit dezelfde omgeving publiceer je vacatures met één klik op meerdere externe jobboards. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie in hoe vacatures naar buiten worden gebracht. Sollicitaties via al die kanalen komen samen in Zoho Recruit, inclusief de bron, zodat je kunt meten welk kanaal de beste kandidaten oplevert.
Van aanstelling naar onboarding: de koppeling met Zoho People
Een van de sterkste punten van Zoho Recruit binnen het Zoho-ecosysteem is de naadloze overgang naar Zoho People, het HR-platform van Zoho. Zodra een kandidaat is aangenomen, zet je het profiel met één handeling om naar een medewerker. De nieuwe collega wordt automatisch aangemaakt met de juiste toegangsrechten, waarna het onboardingproces direct van start kan gaan. En dat vanuit dezelfde omgeving!
Dat betekent geen dubbele data-invoer, geen overdracht via e-mail en geen risico op fouten bij de overgang van recruitment naar HR. De informatie die je tijdens de werving hebt verzameld, is direct beschikbaar voor de HR-afdeling. Denk daarbij aan het cv, assessmentresultaten, notities, en correspondentie. De kandidaat wordt werknemer, en het systeem volgt naadloos mee.
Automatisering en AI
Zoho Recruit verwerkt een groot deel van het administratieve werk automatisch. Afwijzingen op basis van vooraf ingestelde criteria, uitnodigingen voor gesprekken, statusupdates naar kandidaten, herinneringen voor hiring managers — dat zijn taken die het systeem overneemt zodra je de regels hebt ingesteld. Dit houdt het proces strak en zorgt voor een consistente kandidaatervaring, ook als je veel vacatures tegelijk hebt lopen.
De AI-assistent helpt bij het matchen van kandidaten op vacatures op basis van semantische analyse: niet alleen trefwoorden, maar de werkelijke betekenis achter vaardigheden en ervaring. Dat levert betere suggesties op en verkort de tijd die recruiters kwijt zijn aan het handmatig doorzoeken van de database.
Zoho Recruit implementeren met Tactick
Of je nu als organisatie je eigen werving professioneler wil aanpakken of als recruitmentbureau je processen wil stroomlijnen, Zoho Recruit biedt in beide gevallen een solide basis. De implementatie vraagt om de juiste inrichting: workflows die passen bij jouw proces, integraties met de juiste jobboards en carrièresite, en een koppeling met Zoho People als je ook de onboarding wil meenemen.
Als Zoho Premium Partner begeleidt Tactick de implementatie van begin tot eind. We richten het platform in op jouw werkwijze, zorgen voor de juiste koppelingen en trainen je team zodat je er direct mee aan de slag kunt. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek!