Wat is Zoho Forms?
Zoho Forms is een online formulierbuilder waarmee je aangepaste formulieren maakt voor uiteenlopende doeleinden: leadgeneratie, feedbackverzameling, orderverwerking, evenementregistratie, onboarding van medewerkers en meer. Het platform werkt volledig zonder code: via een visuele drag-and-drop interface sleep je velden naar het formulier, stel je logica in en publiceer je het resultaat op je website, via e-mail of op sociale media.
Zoho Forms is beschikbaar als gratis formulierbuilder met een uitgebreid gratis abonnement en betaalde plannen voor organisaties met complexere behoeften. De gratis versie biedt al toegang tot geavanceerde functies zoals conditionele logica en integraties met andere Zoho-apps.
Formulieren bouwen met meer dan 30 veldtypes
De kracht van een formulierbuilder zit in de flexibiliteit van de velden. Zoho Forms biedt meer dan 30 veldtypes waarmee je vrijwel elk type formulier kunt opbouwen. Naast de gebruikelijke tekstvelden, keuzerondjes en selectievakjes zijn er gespecialiseerde velden zoals handtekeningvelden voor digitale ondertekening, betalingsvelden voor het ontvangen van betalingen direct via het formulier, subformulieren waarmee respondenten meerdere regelitems toevoegen aan één sectie, en adresvelden die automatisch worden aangevuld via Zoho Maps of Google Maps.
Nieuw in 2025 is het Smart Scan-veld: met OCR-technologie worden gegevens automatisch uitgelezen uit geüploade afbeeldingen en ingevuld in de juiste formuliervelden. Barcodes en QR-codes zijn direct te scannen via de webbrowser. En bestaande PDF-documenten transformeer je met een paar klikken naar een online formulier, zonder handmatig overtikken.
Conditionele logica en formulieren met meerdere pagina’s
Complexe formulieren schrikken respondenten af. Zoho Forms maakt het mogelijk om formulieren op te splitsen in meerdere pagina’s en conditionele regels in te stellen die bepalen welke velden worden getoond op basis van eerdere antwoorden. Iemand die aangeeft een zakelijke klant te zijn, ziet andere vragen dan een particuliere klant. Iemand die een klacht indient, doorloopt een andere flow dan iemand die een compliment geeft.
Die dynamische opbouw maakt formulieren relevanter en overzichtelijker voor de invuller, wat de kwaliteit van de ingevulde data direct verbetert. Veldvalidatie zorgt er bovendien voor dat respondenten geen ongeldige of dubbele gegevens kunnen invoeren, en verplichte velden worden duidelijk aangegeven.
Offline formulieren via de mobiele app
Niet altijd is er een internetverbinding beschikbaar. De Zoho Forms mobiele app voor iOS en Android ondersteunt offline gebruik: je vult formulieren in zonder verbinding en de data wordt automatisch gesynchroniseerd zodra je weer online bent. Dat is waardevol voor buitendienstmedewerkers, inspecteurs, bouwteams en iedereen die op locatie gegevens verzamelt waar de verbinding onbetrouwbaar is.
De mobiele app biedt dezelfde functionaliteit als de webversie, inclusief handtekeningen, bestandsuploads en conditionele logica. Formulieren organiseer je per map, zodat je team altijd het juiste formulier snel kan vinden.
Notificaties, meldingen en bevestigingen
Zodra een formulier wordt ingevuld, wil je de juiste mensen op de hoogte stellen. Zoho Forms stuurt automatische e-mailmeldingen naar de verantwoordelijke medewerker en een bevestigingsmail naar de respondent. Die meldingen zijn volledig aanpasbaar: je stelt in op basis van welke antwoorden welke melding wordt verstuurd, zodat een spoedaanvraag meteen bij de juiste persoon belandt.
Naast e-mail stuurt Zoho Forms ook notificaties via sms en WhatsApp, voor wie directe bereikbaarheid belangrijk is. Na het verzenden van een formulier stuur je respondenten door naar een bedankpagina, een specifieke URL of een gepersonaliseerde bevestigingspagina.
Betalingen ontvangen via formulieren
Voor organisaties die betalingen willen koppelen aan een formulier, zoals bij evenementregistraties, productbestellingen of donaties, ondersteunt Zoho Forms directe betalingsverwerking via populaire betaalgateways. Respondenten betalen veilig direct vanuit het formulier, zonder te worden doorgestuurd naar een externe betaalpagina. Alle transacties zijn inzichtelijk via het Zoho Forms-dashboard en stromen automatisch door naar Zoho Books als je dat boekhoudpakket gebruikt.
Workflows en automatisering
Zoho Forms automatiseert meervoudige workflows snel en eenvoudig. Zodra een formulier is ingevuld, kunnen automatisch vervolgacties worden gestart: een lead aanmaken in Zoho CRM, een ticket openen in Zoho Desk, een rij toevoegen in Zoho Sheet of een notificatie sturen via Zoho Cliq. Via webhooks stuur je formulierdata door naar externe applicaties die niet direct zijn geïntegreerd.
Met de goedkeuringsworkflow stel je in dat bepaalde formulierinzendingen eerst worden goedgekeurd door een verantwoordelijke voordat er vervolgacties worden gestart. Dat is handig voor interne aanvragen, offerteaanvragen of onboardingsformulieren waarbij een menselijke check gewenst is.
Beveiliging en AVG-naleving
Formulieren verzamelen vaak gevoelige informatie. Zoho Forms is gebouwd met beveiliging als uitgangspunt. Velden met gevoelige gegevens versleutel je afzonderlijk voor een extra beveiligingslaag. Het platform voldoet aan de AVG: je beheert de toestemming van respondenten, stelt gegevensbewaartermijnen in en exporteert of verwijdert data op verzoek. Botbeveiliging filtert geautomatiseerde inzendingen via een scoringssysteem op de achtergrond, zonder dat respondenten een captcha hoeven in te vullen.
Formulierwijzigingen worden bijgehouden via een auditlog, zodat je altijd kunt zien wie welke aanpassing heeft gemaakt. Voor organisaties die met een eigen domeinnaam werken, gebruik je je eigen URL in het formulieradres in plaats van een zoho.com-subdomein.
Analyse en rapportages
Alle inzendingen zijn centraal beschikbaar in het Zoho Forms-dashboard. Je genereert maatwerk rapporten op basis van de formulierdata, maakt grafieken en exporteert gegevens naar Excel of PDF. Gedeeltelijk ingevulde formulieren worden bijgehouden via de formulierafbrekingsmodule, zodat je ziet waar respondenten afhaken en het formulier kunt optimaliseren.
De integratie met Zoho Analytics biedt verdiepende analyse voor organisaties die formulierdata willen combineren met data uit andere bronnen, zoals CRM of financiële systemen.
Integraties met het Zoho-ecosysteem en externe tools
Zoho Forms integreert rechtstreeks met Zoho CRM, Zoho Desk, Zoho Campaigns, Zoho Books, Zoho Sheet en meer. Ingevulde formulieren worden automatisch omgezet naar leads, contactpersonen, tickets of facturen in de juiste applicatie, zonder handmatige invoer. De koppeling met Zoho Backstage maakt registratie voor evenementen eenvoudig te beheren.
Buiten het Zoho-ecosysteem werkt Zoho Forms samen met tools als Google Sheets, Mailchimp, Salesforce en Slack via directe integraties of via Zoho Flow voor meer complexe automatiseringsscenario’s.
Voor wie is Zoho Forms geschikt?
Zoho Forms is breed inzetbaar. Marketingteams die leadformulieren op hun website plaatsen en die data automatisch in hun CRM willen hebben. HR-afdelingen die sollicitatie- en onboardingsformulieren digitaliseren. Serviceteams die klantfeedback en storingsmeldingen via een formulier ontvangen en direct als ticket verwerken. Eventorganisatoren die aanmeldingen en betalingen afhandelen. Buitendienstteams die inspecties en checklists invullen via de mobiele app, ook zonder internetverbinding. En non-profits die donaties, aanmeldingen en vrijwilligersregistraties centraliseren.
Zoho Forms als onderdeel van je Zoho-omgeving
De werkelijke waarde van Zoho Forms zit niet in het formulier zelf, maar in wat er daarna mee gebeurt. Een formulier dat automatisch leads aanmaakt in Zoho CRM, tickets opent in Zoho Desk of facturen genereert in Zoho Books bespaart handmatig werk en voorkomt fouten bij het overdragen van informatie. Wie al werkt met het Zoho-platform heeft in Zoho Forms een logische schakel die dataverzameling verbindt met de rest van de bedrijfsprocessen.
Aan de slag met Zoho Forms via Tactick
Zoho Forms is snel in gebruik te nemen, maar de waarde zit in de juiste inrichting: conditionele logica die past bij jouw proces, notificaties die de juiste mensen bereiken en koppelingen met de applicaties die je al gebruikt. Als Zoho Premium Partner helpt Tactick je om Zoho Forms optimaal in te richten op jouw werkwijze. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.