Financiële software oplossingen met Zoho
Zoho heeft tools om financiële processen te ondersteunen. Men name Zoho Books, Zoho Expense en Zoho Subscriptions zijn de applicaties die gericht zijn op finance. Wat veel mensen echter niet weten is dat ook binnen Zoho CRM een enorme potentie zit om financiële processen onder te brengen, juist met wat meer mogelijkheden tot maatwerk om aan te sluiten op specifieke behoeften.
Je kan denken aan implementatie met abonnementsstructuren, eenmalige facturen, retainers, fysieke producten, en allerlei combinaties daarvan. Elk financiële proces heeft zijn eigen kenmerken. En sommige klanten hebben eigen wensen. Denk aan de regels rondom het maken van een pro-rato factuur. De manier van factuur-bundeling. De mate waarin er controle is over het proces: eerst in concept of direct versturen? Al deze situaties heeft Tactick in de praktijk gezien en er vele van geïmplementeerd. Wij proberen altijd in eerste instantie al bij de CRM implementatie na te denken over de juiste structuren, zodat de financiële processen hierop goed kunnen aansluiten. Verkoop bijvoorbeeld los diensten en abonnementen. Op een offerte wil je ze ook los tonen. In het vervolg proces ga je ook anders om met beide typen ‘producten’.
Tactick kent zodoende de mogelijkheden en de juiste tools en set-up, passend bij uw vraagstuk!
Zoho Subscriptions
Dit is een abonnementsbeheersoftware die bedrijven helpt bij het beheren van abonnementen, facturering en betalingen. Met Zoho Subscriptions kunt u abonnementen maken, klantgegevens bijhouden, factureringscycli instellen en geautomatiseerde e-mailmeldingen met facturen versturen. In deze tool zijn typische instellingen mogelijk rondom abonnementen. Denk aan bundeling, pro-rato berekeningen, automatische creditnota’s, stop zetten van abonnementen, churn rapportages, etc.
Vanuit Zoho CRM kunnen we automatisch Zoho Subscriptions aanmaken. Daar denken we al na over de structuur. Je wilt bij een klant zien welke subscriptions actief zijn. Je wilt makkelijk subscriptions kunnen starten en stoppen. Bovendien moeten er makkelijk goede rapportages gemaakt worden.
Zoho Books
Dit is een online boekhoudsoftware die is ontworpen voor kleine bedrijven. Met Zoho Books kunt u facturen maken, betalingen bijhouden, bankrekeningen verbinden en transacties categoriseren. Het bevat ook functies zoals budgettering, rapportage en voorraadbeheer. Wij als Tactick raden Zoho Books af als volledig boekhoudsysteem. Daarin tegen adviseren we om typische Nederlandse boekhoudsoftware te gebruiken zoals Exact Online, AFAS, Twinfield, Snelstart, of iets dergelijks. Wél faciliteren we de koppeling tussen Zoho en deze boekhoudpakketen. Zowel vanuit Zoho CRM als vanuit Zoho Books of Subscriptions.
Zoho Books kan namelijk wel heel nuttig zijn! Wij gebruiken de tool vaak om facturen te genereren, te versturen en te beheren. Zeker in combinatie met Subscriptions. Echter, de geproduceerde factuur schieten we dan de externe boekhouding in. Vanuit die externe boekhoudsoftware koppelen we de betaling weer automatisch terug naar Zoho. Zo kunt je het beste van beide werelden gebruiken: complexe facturatieprocessen waaruit facturen voortkomen + krachtige boekhoudsoftware met juiste vereisten voor de accountant.
Complexe processen: Subscriptions, one-off invoices, hardware, etc.
Tactick is gespecialiseerd in het faciliteren van lastige en complexe facturatieprocessen. Wij kennen de tools, de beperkingen, de mogelijkheden, en de typische vereisten binnen de processen. Zo hebben wij een heel aantal casussen waarbij we facturatieprocessen vergaand geautomatiseerd hebben. Ook waar combinaties optreden van abonnementen en losse facturen. Bijvoorbeeld een SAAS bedrijf met een abonnementsmodel, maar ook losse diensten in uren en hardware producten.
Bijvoorbeeld zo’n overzicht in uw Zoho CRM. Een Facturatie tabblad waarop alle zaken samenkomen: Subscriptions die starten, eenmalige items, mutaties, uren. En dat je zelf kan selecteren wat je wilt factureren. En met een druk op de knop wordt het geregeld.
Urenregistratie en specificatie bij factuur
Ook een typisch Zoho probleem: de urenspecificatie bij de factuur. Dat wordt niet gefaciliteerd. Echter kunnen wij dit wel voor je maken. Uren vanuit Zoho Projects en Zoho Desk worden gebundeld en er wordt 1 nette urenspecificatie per factuur gemaakt en toegevoegd aan de factuur. Zie hier een voorbeeld van onszelf:
Volledig automatisch gegenereerd, zonder handmatige tussenstappen. Behalve een interne controle en druk op de knop!
Neem contact op met Tactick voor uw financiële processen en raak overtuigd!
