Wat is Zoho Backstage?
Zoho Backstage is alles-in-één evenementenbeheersoftware waarmee je fysieke, virtuele en hybride evenementen plant en uitvoert van begin tot eind, met meer efficiëntie en impact. In tegenstelling tot andere oplossingen voor evenementenbeheer is Zoho Backstage vanuit de basis opgebouwd als samenhangende oplossing, in plaats van losse producten samen te voegen of hiaten op te vullen met integraties.
Het platform is opgebouwd uit een reeks modules die je combineert op basis van het type evenement en de complexiteit: een eendaagse productlancering vraagt een andere inrichting dan een meerdaags congres met honderden sprekers, exposanten en parallelle sessies. Zoho Backstage schaalt daarin mee.
Evenementenwebsite in je eigen huisstijl
Het eerste contactpunt met potentiële deelnemers is de evenementenwebsite. Met de ingebouwde websitetool beschik je in korte tijd over een website voor je evenement. Je kiest een sjabloon of voegt je eigen ontwerp toe, past domeinen, URL’s en webpagina’s aan en zorgt voor consistentie in het imago van je merk.
Alle inhoud van de evenementenwebsite, het programma, de sprekersprofielen, de locatie-informatie en de sponsorpagina’s, beheer je direct vanuit Backstage. Pas je een sessie aan of voeg je een spreker toe? De website wordt automatisch bijgewerkt. Geen aparte webmaster nodig, geen handmatig synchroon houden van informatie op verschillende plekken.
Registratie en ticketing zonder provisie
Zoho Backstage biedt een eenvoudige manier waarop mensen zich kunnen registreren voor een evenement. Je betaalt geen provisie over verkopen die zijn gedaan met het ticketsysteem. Dat is een bewuste keuze die Zoho onderscheidt van platforms die een percentage inhouden op elk verkochte ticket.
Je stelt meerdere tickettypen in, zoals vroegboekkorting, studententickets, VIP-toegang of gratis entree voor sprekers. Elk met eigen prijzen, beschikbaarheid en toegangsrechten. Maatwerk registratieformulieren verzamelen precies de informatie die jij nodig hebt van deelnemers. Die data is direct beschikbaar in het platform voor communicatie, badgedruk en analyse.
Betalingen verwerken
Zoho Backstage verwerkt ticketbetalingen via een directe integratie met Zoho Payments en populaire betaalgateways zoals Stripe en PayPal. Je stelt per tickettype in welke betaalmethoden beschikbaar zijn, of deelnemers direct betalen of op factuur en wat er gebeurt bij een annulering of terugbetaling. Kortingscodes en vroegboekacties stel je in vanuit hetzelfde overzicht. Alle transacties worden automatisch verwerkt en zijn inzichtelijk via het financiële dashboard in Backstage. Voor organisaties die Zoho Books gebruiken stroomt de omzet uit ticketverkoop automatisch door naar de boekhouding zonder handmatige invoer.
Gebruik je een ander boekhoudpakket, zoals Exact, Twinfield of QuickBooks? Via Zoho Flow of een directe API-koppeling sluit je Backstage aan op je bestaande financiële administratie, zodat ook dan de transactiedata automatisch op de juiste plek terechtkomt. Dat maakt de financiële verantwoording na een evenement een stuk eenvoudiger, ongeacht welk boekhoudprogramma je gebruikt.
Sprekers beheren en betrekken
Sprekers worden uitgenodigd voor sessies en kunnen hun sessies in eigen stijl vormgeven. Ze uploaden presentaties, betrekken hun publiek bij de sessie en ontdekken na afloop wat hun toekomstige sessies nog beter kan maken.
Backstage biedt sprekers een eigen portaal waar ze hun profiel beheren, hun presentatiemateriaal uploaden en de details van hun sessie inzien. Voor de organisator betekent dit minder e-mailverkeer met tientallen sprekers en een centrale plek waar alles samenkomt. Tijdens de sessie kunnen sprekers hun presentatie direct vanuit Backstage geven, zonder externe presentatiesoftware.
Fysiek, virtueel en hybride
Zoho Backstage ondersteunt alle evenementformaten. Backstage OnAir maakt het mogelijk om evenementen te organiseren waar je ook bent. Je livestreamt sessies, voert opiniepeilingen uit, stelt vragen of chat met deelnemers voor de beste virtuele ervaring. Virtuele whiteboards, scherm delen en het uploaden van documenten en presentaties zijn allemaal beschikbaar.
Voor hybride evenementen, waarbij een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is en een deel online meeluistert, beheert Backstage beide stromen vanuit één omgeving. Dat is waardevol voor organisaties die hun evenementen willen openstellen voor een internationaal publiek zonder de kosten en logistiek van een volledig fysiek evenement.
Op de dag zelf: check-in en badges
De dag van het evenement is waar voorbereiding en uitvoering samenkomen. Backstage biedt een mobiele check-in app waarmee deelnemers snel worden ingecheckt via een QR-code. De integratie met SUNMI-printers maakt check-in en badgedruk op de dag zelf sneller en beter, wat de deelnemerservaring direct verbetert.
Maatwerk evenementbadges ontwerp je in Backstage en pas je aan naar eigen behoefte. Je kiest een badgesjabloon dat deelnemers tijdens het evenement kunnen gebruiken. Naamstickets, toegangspasjes of combinaties van beide: alles wordt op locatie geprint op basis van de registratiedata die al in het systeem staat.
Sponsors en exposanten
Voor evenementen met sponsors of exposanten biedt Zoho Backstage specifieke functionaliteiten. Je beheert sponsorpakketten, zichtbaarheid op de website en contactmomenten vanuit één overzicht. Met Exhibitor Pro kunnen exposanten zelf hun return on investment meten door leads te beheren en betrokkenheid bij te houden, zonder tussenkomst van de organisator. Organisatoren krijgen bovendien onbeperkte exposantenprofielen op de evenementenwebsite.
Dat is waardevol voor beurzen, congressen en vakdagen waar exposanten afhankelijk zijn van de leads die ze op het evenement ophalen. Ze werken zelfstandig in hun eigen portaal, zonder dat de organisator als tussenpersoon hoeft op te treden.
Certificaten
Met de ingebouwde certificaatbouwer is het ontwerpen en verstrekken van certificaten mogelijk, aan zowel deelnemers als exposanten. Voor opleidingsevenementen, congressen met accreditatiepunten of certificeringsprogramma’s is dit een functie die anders veel handmatig werk vraagt.
Communicatie met deelnemers
Backstage beheert alle communicatie rondom een evenement: bevestigingsmails, herinneringen, programmawijzigingen en follow-upmails na afloop. Wanneer sessies worden toegevoegd of gewijzigd ontvangen aangemelde deelnemers automatisch een e-mail met een overzicht van nieuwe of bijgewerkte sessies. Zo zijn deelnemers altijd op de hoogte zonder dat de organisator handmatig mails hoeft te versturen bij elke wijziging.
Analyse en rapportages
Na afloop van een evenement wil je weten wat er goed ging en wat beter kan. Backstage biedt gedetailleerde analyse over registraties, ticketverkoop, sessiebetrokkenheid, sprekersprestaties en deelnemerstevredenheid. Die data helpt je het volgende evenement beter te plannen en geeft je concrete cijfers om te delen met opdrachtgevers, sponsors of het management.
Workflows en integraties
Met Backstage ontwerp je workflows, organiseer je aankondigingen, classificeer en importeer je leads naar je CRM en integreer je apps via webhooks, allemaal zonder moeite. De koppeling met Zoho CRM zorgt ervoor dat aangemelde deelnemers automatisch worden toegevoegd als lead of contact, inclusief de informatie die ze hebben ingevuld bij de registratie. Dat is waardevol voor organisaties die evenementen inzetten als onderdeel van hun commerciële strategie: elke deelnemer is een potentieel contact in je CRM, zonder handmatig overtypen.
Voor wie is Zoho Backstage geschikt?
Zoho Backstage is breed inzetbaar. Bedrijven die klantdagen, productlanceringen of relatie-evenementen organiseren vinden er een professioneel platform dat aansluit op hun CRM. Non-profits die benefietavonden, bewustwordingsevenementen of fondswervingsacties plannen beheren registraties en communicatie vanuit één omgeving. Opleidingsinstituten en certificeringsorganisaties gebruiken het voor cursussen en congressen met accreditatie. En grote organisaties die jaarlijks meerdere evenementen organiseren profiteren van de centrale portalstructuur waarbij alle evenementen vanuit één omgeving worden beheerd.
Zoho Backstage implementeren met Tactick
De kracht van Zoho Backstage zit in de combinatie van modules en de integratie met de rest van je Zoho-omgeving. Hoe richt je de registratieformulieren in, hoe koppel je deelnemers aan je CRM en hoe zorg je dat de workflow op de dag zelf soepel verloopt? Dat zijn vragen waar Tactick je bij helpt. Als Zoho Premium Partner begeleiden we de inrichting van het platform op jouw evenementen en werkwijze. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.